Assistenz der Verlagsleitung und Chefredaktion (m/w/d)

Stelle: Assistenz der Verlagsleitung und Chefredaktion (m/w/d)

Unternehmen:  Spektrum der Wissenschaft Verlagsgesellschaft mbH

Standort: Heidelberg, hybrides Arbeitsmodell

Konditionen: Vollzeit, unbefristet

Die Spektrum der Wissenschaft Verlagsgesellschaft mbH in Heidelberg publiziert einige der renommiertesten populärwissenschaftlichen Magazine und hat mit Spektrum.de die reichweitenstärkste Plattform für wissenschaftsjournalistische Nachrichten im deutschsprachigen Raum. Die Spektrum der Wissenschaft Verlagsgesellschaft mbH ist Teil von Springer Nature. 

Über Springer Nature:

 Springer Nature öffnet Türen zu Entdeckungen. Seit mehr als 180 Jahren sind unsere Marken zuverlässige Wissensquellen für Wissenschaftler*innen, Lehrer*innen, Mediziner*innen und andere Fachkräfte. Mit unseren Büchern, wissenschaftlichen Zeitschriften, Plattformen und technologischen Lösungen erreichen wir jeden Tag weltweit Millionen von Menschen. Wir sehen uns mehr denn je in der Verantwortung geprüftes Wissen auffindbar, verständlich und nutzbar zu machen, damit unsere Communities bessere Ergebnisse erzielen können, die dem Fortschritt und dem Nutzen folgender Generationen dienen.

Weitere Informationen auf group.springernature.com und @SpringerNature / @SpringerNatureGroup

As sofort suchen wir Assistenz der Verlagsleitung und Chefredaktion (m/w/d).

Ihre Aufgaben umfassen folgende Tätigkeiten:

• allgemeine Sekretariatstätigkeiten wie Empfang, Telefondienste und Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost, Schriftverkehr, Termindisposition
• Pflege und Organisation der Terminkalender der Geschäftsleitung
• Reisemanagement der Geschäftsleitung, Reisekostenabrechnung
• Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Meetings
• Organisation Mitarbeitenden-Versammlungen, Verlagsevents
• Onboarding neuer Verlagsmitarbeitenden inkl. IT-Bestellungen
• Management der Verlagsverträge in Abstimmung mit der Legal-Abteilung
• Reporting-Aufgaben (für die Geschäftsleitung und Chefredaktion)
• Koordination der Kreditkartenabrechnungen, Bearbeitung von Rechnungen, vorbereitende Buchhaltung und Dokumentation
• Erstellung und Versand monatlicher Verlagsnewsletter
• Durchführung und Leitung von Projekten, wie der Einführung neuer Systeme oder Tools
• Optimierung bestehender Prozesse und Strukturen

Anforderungen & Qualifikation:

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Bachelor-Abschluss oder eine vergleichbare Qualifikation
• relevante Berufserfahrung in den Bereichen Assistenz, Sekretariat oder Projektmanagement
• Umfangreiche Bürosoftware-Kenntnisse insbesondere in Microsoft 365 und entsprechende Erfahrung mit Clouddiensten (Zugangsverwaltung M365)
• Diskretion und ein sensibler Umgang mit vertraulichen Informationen
• sehr gute Sprachkenntnisse (in Wort und Schrift) in Deutsch und Englisch
• ausgeprägtes Organisationstalent und proaktive Arbeitsweise

Interessiert? Dann bewerben Sie sich bei uns. Über die Konditionen und Benefits sprechen wir gerne im ersten Gespräch. Wir freuen uns auf Sie!

#LI-NP1

Bei Springer Nature schätzen wir Diversität in unseren Teams. Wir wissen um die zahlreichen Vorteile einer vielfältigen Belegschaft, mit gerechten Chancen für alle. Unser Ziel ist es ein inklusives Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem alle Kolleg*innen ihre Potenziale verwirklichen können. Diese Werte und Prinzipien leiten auch unsere Suche nach neuen Talenten.